Könnyűnek tűnik - tényleg az?

Manapság egyre többen szeretnének kényelmes, otthonról végezhető munkát. Így kerül képbe a virtuális asszisztensi (VA) szakma, mely megfelel ezeknek a kritériumoknak, ezért nagyon divatos és irigyelt. Nézzük meg, mire van szükség ahhoz, hogy valaki sikeres VA lehessen; és mit nyer az, aki őt bízza meg a vállalkozásával kapcsolatos háttérmunkával!

Mi kell ahhoz, hogy valaki VA lehessen?

"A virtuális asszisztensek szabadúszó, egyéni vállalkozók, akik szerződéses kapcsolatban állnak ügyfeleikkel. A saját vállalkozásuk adózásáért saját maguk felelnek, vagyis az ügyfélnek nincs gondja a munkabérre, járulékokra, munkaviszonnyal kapcsolatosan jelentkező egyéb teendőkre." - írja a Wikipédia.

Minden vállalkozásra, így erre is igaz, hogy ahhoz, hogy valaki megéljen a szolgáltatásából, nagyon jónak kell lennie benne. A virtuális asszisztensek tehát magasan képzett szakemberek, akik vállalkozóként, otthonukban vagy saját irodájukban dolgoznak, saját eszközeikkel.

A virtuális asszisztencia azért lett keresett szolgáltatás, mert értékes és hasznos tudást ad, amivel hozzájárul a vállalkozások fejlődéséhez. Dunát lehet rekeszteni az online tanfolyamokkal, amik azzal kecsegtetnek, hogy megtanítják, hogyan éljünk meg a VA-szolgáltatásból. Mielőtt kiperkálunk valami szép összeget egy ilyenért, tudni kell, hogy ahhoz, hogy otthonról, egyedül is tudjuk ezt csinálni, a minimális felszereltségen (okostelefon, egy jó laptop és gyors internet) kívül mindenképp szükség van irodában szerzett szakmai gyakorlatra is.

Képzettség + szakmai gyakorlat nélkül nem megy

Nem születtek profinak, a legtöbben sokat tanultak (nem ritka a főiskolai vagy egyetemi végzettségű virtuális asszisztens), és évekig dolgoztak személyes jelenlétet igénylő munkahelyen, irodában, mielőtt úgy döntöttek, hogy távmunkában szeretnék ezt csinálni. 

Az, hogy home office-ból (HO) dolgozzunk, a világjárvány alatt lett opció, mivel az egészségügyi veszélyek miatt a hagyományos módon szinte ellehetetlenült a munkavégzés, és gyorsan ki kellett találni valamit. A kényszer szülte, a kényelem honosította meg ezt a munkaformát. A HO-s és a hibrid munkavégzés (a személyes jelenlét + HO lehetőség kombója) egyre több területen válik elvárássá a munkavállalók részéről, és mivel a kezdeti idegenkedés ellenére hatékonynak bizonyul, a vállalkozók, start-upok is elkezdték felkapni.

A virtuális asszisztens maga is vállalkozó, tehát tisztában van azokkal a teendőkkel és körülményekkel, amelyekkel egy vállalkozónak meg kell küzdenie, ezért tudja hatékonyan segíteni őket. Ismeri a hivatalok működését, és még sok-sok mindent, ami a mindennapi munka során előkerülhet.

Magyarországon vállalkozni nem könnyű - ezt sajnos kijelenthetjük. Nem véletlenül tör ki sokakat a frász, ha szóba kerül, hogy "vállalkozóit kell kiváltani", hiszen ez azt takarja, hogy ezzel egy rakás ügyintézés szakad a nyakadba, fizetned kell az adókat, járulékokat magad után, hogy legyen TB-d, nyugdíjalapod, táppénzjogosultságod. Mindezek a költségek akkor is terhelnek, ha nincs bevételed.

Mivel találja magát szembe egy kezdő VA?

Mivel rengetegen próbálkoznak ezzel a szakmával, VA-ként akkor fogsz tudni létesülni,  megélni, ha

• Nagyon jól értesz a szakmához.
• Hatékonyan dolgozol, ismered és beszerzed a szükséges szoftvereket.
• Jól be tudod árazni a szolgáltatásaid és be tudod osztani az idődet. Ha nem vagy tisztában a tudásod értékével és neked az kell, hogy valaki figyelmeztessen a határidőkre, motiváljon, hogy dolgozz, akkor szabadúszóként megfőttél. Itt nincs főnököd, aki figyelmeztessen ezekre és megmondja, mit, hogyan csinálj. Neked kell erőt venni magadon a nehéz időkben is. Te vagy az, akinek nem elég elvégeznie a konkrét munkát, és közben a következő megbízásokat is fel kell hajtanod, különben nem tudsz nyereséges lenni.
• A hagyományos irodai rutinfeladatokon kívül van valami specialitásod. Sok VA pénzügyi vagy marketing területen tesz szert átlagon felüli tudásra, mások szövegíróként, webdesignerként vagy webáruházi adminisztrátorként szereznek folyamatos megbízásokat. Ha csak a MS-Office-hoz értesz, az kevés lesz, hogy ebből élj meg.
• Jól tudsz bánni az emberekkel és jól kommunikálsz, nemcsak papíron, hanem tényleg.
• Beszélsz valamilyen idegennyelvet, nyelveket.
• Tájékozott vagy, ismered a vállalkozói létet, a közeget, amelyekben ők - megbízóid - mozognak. Képben vagy a gazdasági helyzettel, tudod, mi a problémájuk és gyorsan tudsz rá reagálni, megoldást találni.
• Haladsz a korral, önállóan elsajátítod a legújabb technikai vívmányok használatát, folyamatosan képzed magad.
• Jól tűröd a stresszt. Jól hangzik, hogy vállalkozóként magad osztod be az idődet és te döntöd el, milyen munkát vállalj, ugye? A gyakorlatban ez úgy néz ki, hogy el kell vállalnod szinte bármit (kezdetben legalábbis), ami jön, és a megbízó által szabott határidőkhöz kell tartanod magad.
• Ki tudsz tűnni a tömegből, el tudod adni a szolgáltatásodat. Na, ez talán a legnehezebb, az egész vállalkozói lét csimborasszója: pénzt kell tudnod csinálni.

A legfontosabb kérdés tehát: Honnan szerezzünk ügyfelet?

A kérdés valójában így helyes:

A verseny a VA-k piacán is kiélezett, csak a legügyesebbek, legszemfülesebbek szereznek annyi munkát, hogy ez valóban a főállásuk lehessen. Sokan próbálnak úgy megbízáshoz jutni, hogy az áraikat nyomják le. Azonban a világ vastörvényeit nem lehet megtörni: ők rövid úton el fognak vérezni, mert rengeteget dolgozhatnak ugyan, de a kevés bevétel mellett fel fog kopni az álluk. Nagyon rossz stratégia az olcsóságoddal operálni. Természetesen túlárazni sem jó, az ajánlatodnak ár-érték arányban korrektnek kell lennie a megbízóid felé, mert ha túl drágán dolgozol, az első megbízás után nem kapsz többet. Új ügyfelet megszerezni pedig sokkal nehezebb, mint egy meglévőtől újabb és újabb feladatot kapni, ha elégedett a szolgáltatásoddal.

Ahhoz, hogy érvényesülni tudj, ügyesen kell bánni a marketing eszközökkel is, valamint rá kell jönnöd, mi az, amiben igazán ütős vagy. Mi az, ami megkülönböztet a többiektől, és amire a célpiacodnak szüksége van és amiért pénzt áldoznak? Értékes és hasznos tudást kell adnod a megbízóidnak ahhoz, hogy hosszú távra megszerezd a bizalmukat, úgy érezzék, hogy érdemes veled dolgozniuk.